[HƯỚNG DẪN] Tổ Chức Sự Kiện Khai Trương Từ A-Z Chi Tiết Nhất

Mục Lục

Nếu bạn đang băn khoăn trong việc tổ chức sự kiện khai trương thì hãy cùng Little Dino tham khảo chi tiết bài viết sau đây để hướng dẫn tổ chức sự kiện khai trương từ A-Z hoàn hảo nhất nhé!

1. Tổ chức sự kiện khai trương là gì?

1.1 Tổ chức sự kiện khai trương là gì?

Sự kiện khai trương (Grand Opening) là một sự kiện vô cùng đặc biệt của mỗi doanh nghiệp. Sự kiện này đánh giá sự ra đời của cơ sở kinh doanh hoặc giới thiệu thương hiệu mới đến với mọi người. Khai trương là một từ Hán với từ “khai” ý nghĩa là mở đầu, “trương” là sự lớn mạnh, phát triển.

Cụm từ khai trương chỉ những việc mở đầu của công việc kinh doanh, buôn bán và ngày càng phát đạt. Việc tổ chức sự kiện khai trương còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: quy mô, các hạng mục đón khách, giới thiệu khách, tiệc ăn mừng, biểu diễn văn nghệ, ca hát,… Các yếu tố này cần được phân tích kỹ lưỡng trước khi tổ chức sự kiện để tránh xảy ra những sai sót trong sự kiện.

1.2 Khi nào cần tổ chức sự kiện khai trương?

Người có dự định thành lập, mở cửa hàng mới và băn khoăn không biết lựa chọn đơn vị nào cung cấp thiết bị sự kiện,nhân sự chuyên nghiệp để tổ chức khai trương
Công ty có nhu cầu khánh thành, khai trương văn phòng, chi nhánh mới nên cần tìm đơn vị tổ chức uy tín thực hiện?
Bạn đang lo lắng với mức tài chính hiện tại có thể thực hiện được chương trình khai trương?
Cá nhân có nhu cầu tổ chức biểu diễn nghệ thuật, thuê âm thanh ánh sáng, PG… để tổ chức khai trương cửa hàng.

Nếu bạn đang phân vân chưa biết tổ chức sự kiện khai trương từ đầu thì hãy cùng Little Dino tìm hiểu cách tổ chức sự kiện từ a-z qua bài viết... — Tổ chức sự kiện khai trương là gì?

=> Tham khảo dịch vụ trang trí sinh nhật trọn gói khuyến mãi giá rẻ tại: https://trangtritiechanoi.com/category/trang-tri-sinh-nhat-thoi-noi

2. Cần chuẩn bị gì trước khi tổ chức khai trương?

2.1 Xác định yêu cầu của khách hàng

Đối tượng hướng đến:

Khi xác định mục tiêu nghĩa là phải xác định được đối tượng mà các doanh nghiệp, công ty muốn hướng đến là ai thông qua việc tổ chức sự kiện khai trương. Nắm rõ từng nhóm khách hàng về độ tuổi, giới tính, hành vi, thói quen và sở thích của họ để đưa ra một số chiến dịch tiếp cận phù hợp với từng đối tượng, giúp cho buổi lễ được nhiều người biết đến nhất là điều hoàn toàn khả thi.

Thông điệp muốn truyền tải:

Thông điệp truyền tải thuộc về mặt ý nghĩa và nội dung của buổi lễ, cần phải được lên kế hoạch một cách chỉnh chu nhất. Hơn hết, thông điệp truyền tải của buổi lễ phải thật đơn giản và dễ hiểu để tất cả đối tượng mục tiêu có thể hiểu được và được truyền tải một cách rõ ràng thông qua những sự kiện của buổi lễ khai trương.

2.2 Xác định thời gian và địa điểm tổ chức

Về thời gian, theo quan niệm của đa số người Việt, lễ khai trương cần được tổ chức vào ngày, giờ hợp với tuổi của chủ cửa hàng, văn phòng – công ty. Thông thường, người muốn tổ chức khai trương sẽ chọn một trong số những ngày may mắn làm ngày chính thức tổ chức khai trương để cầu may mắn và tài lộc trong làm ăn sau này.

Về địa điểm, đa số mọi người sẽ tổ chức khai trương ngay tại địa điểm kinh doanh. Bạn nên hỗ trợ và đề nghị công ty sự kiện khảo sát kỹ lưỡng địa điểm trước khi lên ý tưởng sự kiện.

2.3 Danh sách khách mời tham dự sự kiện

Đây cũng là một trong những việc quan trọng bạn cần phải làm trước khi đơn vị tổ chức lên kế hoạch tổ chức. Chốt danh sách khách mời tham dự sự kiện khai trương càng sớm thì các công đoạn khác sẽ càng được chủ động hơn.

3. Các bước chuẩn bị sự kiện khai trương từ A-Z

3.1 Lên ý tưởng, chủ đề, concept cho lễ khai trương

Ý tưởng cũng đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ sự kiện nào, dù là lễ khai trương, khánh thành hay tiệc tất niên cuối năm. Những ý tưởng độc đáo và sáng tạo sẽ làm nên sự mới lạ và thu hút cho buổi lễ. Từ đó, tạo ra hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ trên các phương tiện truyền thông đại chúng. Tuy nhiên, dù sáng tạo thì chủ đề và concept của sự kiện vẫn phải bám sát và phù hợp với ngành nghề và các yếu tố về thương hiệu.

3.2 Lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng

Sau khi đã xác định được chủ đề và concept cho buổi lễ khai trương, bắt đầu bắt tay vào lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện. Tùy vào mục đích, yêu cầu của đơn vị tổ chức để thiết kế chương trình sao cho phù hợp nhất. Kế hoạch cần xác định rõ các hạng mục chi tiết, thời gian cũng như nhân sự phù trách để thuận tiện cho việc theo dõi và đánh giá sự kiện.

3.3 Làm việc với các đối tác và nhà cung cấp cho sự kiện

Thông thường, đối với các sự kiện khai trương, doanh nghiệp sẽ sử dụng dịch vụ của các agency tổ chức sự kiện để tiết kiệm thời gian, nguồn lực cũng như hạn chế rủi ro. Tuy nhiên, với những cửa hàng muốn tổ chức đơn giản thì vẫn có thể chủ động lên kế hoạch và làm việc trực tiếp với nhà cung cấp. Nếu chọn các đơn vị tổ chức sự kiện, ở bước này, họ sẽ thay bạn làm việc với các nhà cung cấp.

3.4 Viết kịch bản chi tiết cho sự kiện

Dựa trên kế hoạch tổng thể, nhà tổ chức bắt đầu viết kịch bản cho buổi lễ khai trương cửa hàng. Kịch bản thường bao gồm các nội dung chính như chào mừng, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, bài phát biểu, giới thiệu và hoạt động trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ.

Ở khâu này, bên tổ chức sự kiện sẽ liên hệ với các nhà cung cấp và trang bị cho bạn đầy đủ bàn ghế và kết hợp với đội ngũ múa lân để tổ chức chương trình khai trương thêm phần sinh động và vui vẻ.

3.5 Quảng bá cho buổi lễ khai trương

Marketing là hoạt động cần thiết để truyền thông cho sự kiện, giúp mọi người biết đến sự kiện của bạn. Các hoạt động truyền thông cho buổi lễ có thể được triển khai trên cả kênh online và offline.

3.6 Chuẩn bị quà tặng, ưu đãi sự kiện cho khách tham dự

Những phần quà tặng hay ưu đãi sẽ tạo nên sự thích thú cho những khách mời tham dự. Đặc biệt, đây cũng là cơ hội tuyệt vời để thúc đẩy khách hàng dùng thử và mua sản phẩm ngay sau sự kiện.

3.7 Tổng kết, đánh giá sau sự kiện

Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, cần tổng hợp các thông tin sau sự kiện. Đồng thời, dựa trên các mục tiêu đã thiết lập để so sánh, đối chiếu và đánh giá hiệu quả của sự kiện.

=> Tham khảo 10+ set trang trí sinh nhật thôi nôi trọn gói đang khuyến mãi giá rẻ tại: https://trangtritiechanoi.com/category/trang-tri-sinh-nhat-thoi-noi

4 Địa chỉ tổ chức dịch vụ trang trí sự kiện uy tín tại Hà Nội

Với kinh nghiệm nhiều năm của mình, Trang trí sự kiện Hà Nội Little Dino cam kết về giá cả cũng như chất lượng, độ hài lòng cho khách hàng về các gói trang trí sự kiện khai trương từ A – Z. Với độ ngũ nhân viên chuyên nghiệp có kiến thức, khả năng sáng tạo cao chắc chắn sẽ là những người đồng hành tin cậy giúp bạn tổ chức các bữa tiệc với giá cả hợp lý và chất lượng tốt nhất.

Trên đây là hướng dẫn tổ chức sự kiện khai trương từ A – Z. Little Dino chúc các bạn có một ngày khai trương thuận buồm xuôi gió như mong muốn. Chúng tôi ở đây để để mang đến cho bạn những trải nghiệm tuyệt vời nhất!